Kasa Tutmuyorsa Önce Üç Rakam

Bir açığın ne zaman doğduğunu kasaya en yakın kişiyi izleyerek değil, gün sonu rakamlarını vardiya çizelgesiyle karşılaştırarak görürsünüz.

Son birkaç haftayı alın ve her gün için üç rakam yazın: gün sonu raporu, kasada sayılan nakit, ödeme cihazının gün sonu toplamı. Her günün yanına kimlerin çalıştığını ekleyin. Fark rastgele dağılıyorsa işlem hatası ve para üstü akla gelir. Belli vardiyalarda toplanıyorsa bir sonraki adım o vardiyanın işlemleridir. Yalnız nakitte çıkıyorsa soru nakde daralır.

Çalışanı düşünmeden önce sıradan sebepleri eleyin: ödeme cihazının gün sonu saati ile kasanınki aynı mı, fiyat değişikliği kasaya işlendi mi, iade kartta mı nakitte mi görünüyor? Bir ayarın yanlış olması da aylarca süren bir fark üretebilir. Bunları elemek bir öğleden sonranızı alır, yanlış kişiyi suçlamanın maliyeti ise çok daha yüksektir.

Fark nasıl görünüyor?	Nereye bakılır?	Ne aranır?
Her gün küçük tutarlar	Gün sonu ve kasa sayımı	Para üstü hatası, sayım alışkanlığı
Kapanışa yakın fark	İptal ve iade fişleri	Müşterisiz iade, kapanışta toplanan iptaller
Yalnız nakit ödemede	Fiş sayısı ile müşteri sayısı	Fiş kesilmeyen satış ihtimali
Belirli üründe stok farkı	Sayım tutanağı, sevk kaydı	Kayıt dışı çıkış, yanlış sevk
İndirim oranı yüksek	Kullanıcı bazlı indirim raporu	Aynı kullanıcıda toplanan indirim
Kasa teslimlerinde fark	Vardiya teslim tutanağı	Devir sayımı yapılıyor mu?

Kasayı gören kendi kameranız varsa kayda ancak bu tablodan bir saat ve işlem çıktıktan sonra bakın. Saatlerce kayıt izlemek yerine “çarşamba kapanışındaki üç iptal” gibi somut bir aralık seçin. Kayda işletme adına yetkili kişi baksın.

Açık ister bir kişiden ister düzenden kaynaklansın, şunlar bir sonraki ayın rakamını değiştirir.

• Her kasiyerin kendi kullanıcı kodu var, kimse başkasının koduyla işlem yapmıyor.
• İptal ve iade için ikinci bir kişinin onayı isteniyor.
• Vardiya değişiminde kasa iki kişinin önünde sayılıyor, tutanak imzalanıyor.
• Önceden haber verilmeyen kasa sayımı zaman zaman yapılıyor.
• İndirim yetkisi kişi bazında sınırlı ve raporlanıyor.
• Kasayı gören kamera çalışıyor, kaydı yetkili kişi dışında kimse açamıyor.

Listeyi uyguladıktan sonra fark azaldıysa soru büyük ölçüde cevaplanmıştır. Azalmadıysa kayıtlarınız artık daha dar bir şey söyler. Çalışanla konuşmadan önce ne söyleyeceğinizi avukatınızla kurabilirsiniz; hırsızlık düşünüyorsanız kolluğa başvurmak sizin kararınızdır, kamera kaydını kolluk resmî yolla ister.

Kasadaki işlem mağazanın içinde olur, ona dışarıdan bakılamaz. Bizim ekleyebildiğimiz, kayıtlarınızın göremediği kapı önü saatleridir:

• Açılış ve kapanış. Mağaza çizelgedeki saatte açılıp kapanıyor mu, gün içinde kapalı kaldığı saatler var mı?
• Kapanışta çıkış. Ön kapıdan kapanıştan sonra poşet ya da koli taşınıyor mu?
• Duyulan iş yeri. Çalışanın mesai saatinde başka bir satış noktasında çalıştığı duyulmuşsa o noktanın kapısı.

Notları fiş kayıtlarınızın yanına koyduğunuzda saatler eşleşir ya da eşleşmez. Çalışanın evi ve mesai dışı saatleri bu işe girmez.

Personel tarafının çerçevesi çalışan ve iş yeri sayfasında, başka yerde çalıştığı düşünülen çalışan için raporlu çalışan yazısı var. Ataköy tarafı Ataköy’de özel dedektif sayfasında.

Koridor herkese açık görünse de bir yönetimi ve kuralları vardır. Ortak alan kamerasının kaydı yönetimdedir, personel girişi ve mal kabul noktasına girilmez. Gözlem için uygun bir nokta yoksa bunu açıkça söyleriz. Cadde üzerindeki mağazada ön kapı ve vitrin kaldırımdan görülür, iş biraz daha kolaydır.